Hace bien poco dediqué unas líneas a uno de los desafíos que cualquier profesional está obligado a superar airoso en su día a día: la gestión de agenda.
Hoy por hoy contamos con innumerables herramientas para incrementar de forma exponencial nuestra productividad. Así, un uso inteligente de estos avances tecnológicos pone a nuestro alcance una capacidad productiva creciente e inédita en la historia de la humanidad.
A pesar de esto, muchos trabajadores nos enfrentamos a una dinámica de interrupciones constantes que es difícil de evitar y dificulta la ejecución de ciertas tareas (sobre todo la de aquellas que exigen una concentración elevada). Incluso en casos en que la comunicación es una parte primordial del desempeño esto puede llegar a convertirse en un serio problema.
He visto aplicar -y aplicado- diferentes alternativas para tratar de minimizar el influjo negativo que ejerce sobre el rendimiento el aluvión de llamadas, correos electrónicos, visitas inesperadas, etc. que padecen muchos profesionales. Al fin y al cabo raro es el caso en que no es necesario reservar una parte de la jornada para realizar tareas que demandan atención sostenida en el tiempo. Algunos ejemplos a continuación
- En puestos en que la comunicación requiere especial atención, como puede ser el caso de comerciales, hacer todo lo posible para exprimir las horas útiles para esta actividad (esto es, ciertas franjas del horario de atención al público). Un caso que conozco bien es el de un trabajador que al final de cada jornada imprime el material necesario para llevar a cabo las gestiones telefónicas de la jornada siguiente y tan pronto llega a la oficina se pone manos a la obra. No es raro que dedique un par de horas a estas gestiones y después encienda su ordenador para revisar el correo, actualizar el CRM, etc. Me parece un caso un tanto extremo, pero puede llegar a ser muy efectivo.
- Otra práctica que comienza a extenderse es la de mantener a raya al móvil, porque por lo general no es necesario responder de forma inmediata todas las llamadas entrantes ni todos los correos electrónicos recibidos. Esa esclavitud es peligrosa. De igual forma, tampoco suele ser imprescindible estar siempre pendiente del correo electrónico; así, revisarlo a intervalos fijados por uno mismo ayuda a tener un mayor control sobre el workflow (la duración de este intervalo dependerá de cada caso concreto, para unos la frecuencia óptima será de 20 minutos y para otros de hora y media).
- En puestos en los que es imprescindible disponer de periodos sin interrupciones cabe la posibilidad de flexibilizar la jornada, de modo que se «habilite» un periodo fuera del horario oficial para gozar de cierta tranquilidad. Elecciones habituales son entrar lo antes posible o variar el descanso del mediodía. Es un recurso que me vi «obligado» a utilizar en otros tiempos y me parece de lo más práctico.
En breve nueva entrada dedicada a todo esto. Mientras tanto, ¿alguien se anima a sugerir otras posibilidades?
